2、参加ゲストを確定

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二次会参加ゲストを楽しませるために

幹事代行に依頼VS自分で幹事をやる…
結婚式の二次会を主催するときに、要となる参加ゲストへの招待状(メール)発送から、人数確定までの準備リストを比べてみました。

 

結婚式の二次会準備やること比較~ゲスト決定編~

幹事代行に依頼した場合 幹事を自分たちでおこなう場合
  1. 二次会に呼ぶゲストの住所や名前をリストアップ
  2. 二次会代行会社に招待状文面を作成してもらって発送
  3. 出欠をチェックし、ゲストを確定させる
  1. 二次会に呼ぶ参加ゲストの住所や名前をリストアップしておく
  2. 招待状作成の準備のため、新郎新婦からのコメントや挨拶文をもらっておくか、こちらで文面を考えておく
  3. 招待状を作成する。二次会の日時、場所(会場場所、地図、電話番号等)、会費、出欠等の連絡先、返信期限などを記載する
  4. 招待状を発送する
  5. 返信された招待状を回収して、出欠をチェックし、二次会参加ゲストを確定する

二次会参加ゲスト決定時のチェックポイント

「参加ゲストを確定する」と簡単に言っても、幹事を自分で行う場合はやることがいっぱいあります。

招待状の文面を書くにしても、どんな文章がいいのか、返信期限は何時ごろが良いのかなど、悩むことも多く意外と時間がかかるものです。

また、返信ハガキが戻ってきた後も参加人数の集計作業や、確定したゲストから集まる会費と、予定している二次会の予算のバランスが取れていて赤字にならないかなどのチェックも必要です。
思っていたよりも参加する人数が集まらず、結局赤字になってしまった!
という失敗談も聞きますから、これは要注意ですね。

反対に代行会社に依頼した場合は、必要な作業は招待状を送るゲストのリストを渡すだけです。そのリストをもとに代行会社に、招待状や招待メールの文面を作成してもらい、それを幹事自らが発送・もしくは代行会社が発送します。返事を回収して、出欠人数の集計・参加ゲストが確定します。

面倒な中間の作業が一切省かれるので、本当にラクチンですね。

名古屋の二次会代行サービス調査隊